LA ADMINISTRACIÓN
ESTRATEGICA DEL TIEMPO

Por Dr Alberto del Arco

De acuerdo con lo que analizamos en el número anterior, es importante en primer lugar:
a) planificar haciendo una lista de objeti-
vos a cumplir, los minutos más producti-
vos del día son los dedicados a planificar.
b) priorizar: decidir cuáles de ellos son
los más importantes para que encabecen
: la lista c) agendar: determinar cuando se
hará cada uno de los puntos o tareas a
realizar. La clave no es dar prioridad a lo
que está en la agenda, sino ordenar en
la agenda las prioridades, eliminando la adicción de lo urgente.

En este sentido, la planeación juega
un papel determinante en la optimiza-
ción del tiempo, un aporte fundamental
es el realizado por Stephen Covey y
su matriz de administración del tiempo
la cual analizaremos con la ayuda del
siguiente gráfico:

Esta matriz plantea un plano cartesiano com-
puesto por dos ejes: el horizontal para asuntos
urgentes y no urgentes y el vertical que va de lo
no importante a lo importante, el resultado son
cuatro cuadrantes determinados por las diversas
combinaciones, es decir cuadrante I asuntos
“importantes/urgentes”, cuadrante Il “asuntos
“importantes/no urgentes, cuadrante IIl asuntos
“no importantes/urgentes” y cuadrante IV asun-
tos “no importantes/no urgentes”.

De acuerdo con Covey, usualmente solemos
administrar nuestro tiempo conforme al cuadran-
te I, es decir nos manejamos siempre con asuntos
que son importantes y urgentes, siempre con ven-
cimientos próximos, prisas y situaciones críticas, lo
que nos lleva a manejamos con altos niveles de estrés y tensión.

Esta matriz plantea un plano cartesiano compuesto por dos ejes: el horizontal para asuntos urgentes y no urgentes y el vertical que va de lo no importante a lo importante, el resultado son cuatro cuadrantes determinados por las diversas combinaciones, es decir cuadrante I asuntos “importantes/urgentes”, cuadrante II “asuntos “importantes/no urgentes”, cuadrante III asuntos “no importantes/urgentes” y cuadrante IV asuntos “no importantes/no urgentes”.

​De acuerdo con Covey, usualmente solemos administrar nuestro tiempo conforme al cuadrante I, es decir nos manejamos siempre con asuntos que son importantes y urgentes, siempre con vencimientos próximos, prisas y situaciones críticas, lo que nos lleva a manejarnos con altos niveles de estrés y tensión.

​El problema con este cuadrante es que comúnmente damos prioridad a lo urgente sobre lo importante, creamos como dijimos líneas arriba una dependencia hacia lo urgente y nos sentimos mal si no trabajamos a ese ritmo, un buen ejemplo de ello son las llamadas telefónicas, las cuales por naturaleza son urgentes pero no siempre importantes, sin embargo invariablemente vamos a contestar una llamada telefónica.

​De hecho, con la proliferación del teléfono celular se sabe que muchos accidentes automovilísticos son propiciados por la casi obligatoria atención al timbre telefónico, si recordamos que la gran mayoría de llamadas telefónicas no son urgentes, nos daremos cuenta que destinamos mucho tiempo a actividades urgentes que no son importantes.

​Este mal hábito, como se había señalado antes, genera tensión, ansiedad y estrés, lo que por condición natural propicia que nos desplacemos hacia el cuadrante III, centrándonos por completo en las actividades urgentes y dando paso a la “dependencia a lo urgente”, atendiendo mas llamadas, correos irrelevantes, interrupciones continuas y actividades populares.

​El desenlace fatal para este mal habito de administración del tiempo resulta en nuestra inevitable caída al cuadrante IV, recordando que el estrés y la tensión son generadas justamente por el carácter urgente de los asuntos, lo importante ya lo hemos dejado atrás y comienza a ejercer otro tipo de presión derivada del incumplimiento.

​El cuadrante IV se caracteriza por un total y necesario escape hacia actividades relajantes y liberadoras, trivialidades y perdida de tiempo, esas actividades pueden generar abusos, son necesarias para liberar la tensión pero son improductivas y nos conducen a la ineficiencia, ineficacia y probablemente al fracaso, si se vuelven crónicas. Lo más indicado de acuerdo con Covey es administrar el tiempo en el cuadrante II, que implica dar prioridad a lo importante sobre lo urgente, para lo cual es imprescindible desarrollar tres habilidades básicas, la de planeación, la de desarrollar relaciones fructíferas y la de aprendizaje.

​La habilidad de planeación nos permitirá concentrarnos en los aspectos importantes del trabajo, y será una directriz que nos permita mantenernos en la disciplina de lo importante, la planeación es visualizar un futuro deseado y organizar las actividades que me llevarán a ese futuro valiéndonos de diversas herramientas como son los programas, los presupuestos y los códigos.

​La habilidad de desarrollar relaciones fructíferas es fundamental para mantenernos en el cuadrante II, ya que mucho del ejercicio de planeación depende de las decisiones y acciones de otras personas o instituciones que están relacionadas con nuestras actividades, el establecer relaciones fructíferas y beneficiosas equivale a preparar la tierra en donde hemos de sembrar.

​Concluyendo, el aprendizaje va a permitir que pueda establecer modelos que puedan ser replicables en otras áreas de la organización o incluso en otras organizaciones, el aprendizaje genera crecimiento y desarrollo, y debe manifestarse a nivel organizacional en la capacidad de registro y modificación de la conducta.

​Es preciso para el consultor inmobiliario adoptar una administración del tiempo conforme a lo que se establece en el cuadrante II, de esta forma el tiempo “jugará a favor” del profesional inmobiliario incrementando de esta forma su productividad, este modelo fue tomado del libro de Stephen Covey “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” cuya lectura es muy recomendable.

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