El Quehacer Político///José Alberto Prado Ángeles///El cambió organizacional a través del enfoque de las 5S’s

Por: José Alberto Prado Angeles

Editor y Director General

Esta sinopsis sobre el cambio organizacional nace de un manuscrito en revisión que lleva el mismo título. Es una propuesta de cambio organizacional desde la perspectiva del Desarrollo Organizacional; está basada en tres pilares:

1) El Sistema 5S ́s como una metodología de eficiencia y productividad y de formación de hábitos productivos, 2) El proceso cognitivo, como procesamiento de la información, 3) El cambio planeado en las organizaciones.

Se desglosan estos tres pilares para posteriormente integrarlos y ver su funcionalidad en su conjunto:

1. La metodología de las 5S ́s, es resultado de la cultura japonesa sobre la eficacia, nace en la empresa automotriz Toyota, con el propósito de mejorar procesos de trabajo en general. Sus beneficios inundaron en poco tiempo a la manufactura y después vino una suerte de epidemia sobre la mejora continua donde las 5S ́s jugaron un papel relevante; a continuación se caracteriza cada una de estas S ́s. Antes es importante señalar de donde viene su nombre, éste se toma de la palabra inicial japonesa que nomina la acción, como se podrá observar más adelante.

La primera S (S1) se relaciona con la acción de Seleccionar (Seiri) y consiste en separar cosas “Necesarias vs. Innecesarias” de las áreas y procesos de trabajo. Fase inicial y crítica pues implica movilizar la zona de confort en que algunas organizaciones viven; está gobernada con el principio: mantener solo lo necesario para el proceso.

La segunda S (S2) está relacionada con Organizar (Seiton), los objetos definidos como necesarios se organizaran en forma óptima bajo criterios que serán duraderos en el tiempo, para crear las condiciones del cambio organizacional, y deberá entenderse como un requisito para la eficiencia. Aquí se aplica el principio: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. También aquí se crean los recursos autoexplicativos y los controles visuales para mantener el orden alcanzado.

La tercera S (S3) Limpiar e Inspeccionar, (Seiso) se asocia con las rutinas de limpieza desde los lugares personales de trabajo, hasta los espacios comunes y riesgosos; mientras que inspeccionar se relaciona con identificar: fallas, fugar, falta de mantenimiento y averías de equipo, maquinaria e instalaciones; que se documentan para su mantenimiento preventivo y correctivo. Y se gobierna bajo el principio de crear un lugar de trabajo implacable.

Estas primeras 3S, requieren entre otras cosas, y sobre todo para la organización que comienza con su implementación, de un crítico diagnóstico de cómo se encuentran las áreas de trabajo en general y documentar a través de fotografías y de un intensivo trabajo de equipo, idealmente conducido por la dirección de la organización. También habría que reconocer que aquí el trabajo implica cierta rudeza, ya en ciertas organizaciones no se ha tenido un sistema de gestión organizacional orientado a la crear hábitos positivos.

La 4S Estandarizar, (Seiketsu). Supone un punto de inflexión en la aplicación del sistema 5S; en esta fase, la organización se perfila a mantener los requisitos de calidad y efectividad organizacional que los miembros de la misma tendrían el compromiso de respetar y hacer respetar estos criterios que la organización ha diseñado para su funcionamiento óptimo. Aquí es necesario el desarrollo y/o implantar: los sistemas auto explicativos, los controles visuales y los procedimientos estándares de trabajo –PET-. Justo aquí y con estos tres recursos se documentan las buenas prácticas y las reglas de actuación de los involucrados en los procesos. Se gobierna bajo el principio de: escribir las instrucciones para mantener la eficacia.

Finalmente, la 5S Seguir estándares, (Shitsuke) es la cereza en el pastel, de la metodología, ya que se relaciona con el desarrollo de los hábitos productivos e implican la disciplina y el cumplimiento de los requisitos del sistema 5S y de los beneficios que se pueden obtener para la gestión gerencial. La gobierna la autodisciplina y la responsabilidad con el entorno.

Otra característica fundamental del sistema 5S, es que es auditable o verificable -medible-, contribuyendo de esta manera a la mejora continua como un signo de la gestión de calidad.

2. El pilar del proceso cognitivo1, como procesamiento de la información, permite al organismo procesar información del ambiente para: a) Transformar la energía física a sensorial y en un patrón neuronal, b) Reducir para solo conservar los aspectos sensibles y significativos para el individuo, c) Elaborar, es decir, establece una representación y está ligada a lo que comprendemos y lo que recordamos, d) Guardar y recuperar información, activando los mecanismos de memoria para guardar y recobrar información, e) Utilizar, esto es, el proceso cognitivo crea representaciones que serán utilizadas o asociadas a otros contextos y tienen un valor estructural y funcional para alcanzar objetivos y metas que de otra manera no sería posible alcanzar.

Los objetivos de todo este proceso son: a) adaptar el comportamiento del organismo a las exigencias del ambiente y b) modificar el ambiente en función de las necesidades del individuo. Este proceso se concretiza en las denominadas habilidades del pensamiento, que son elementos dinámicos y funcionales del proceso cognitivo, que se expresan en conductas / comportamientos del individuo sobre el ambiente. Y se expresan a través de dos tipos de conocimiento: 1) Declarativo, relacionado con saber que. Cuyo postulado básico, está basado en la información, y ésta pueden ser conceptos, generalizaciones, procesadas por el individuo. 2) Conocimiento Procedimental asociado a saber como, cuyo postulado básico es demostrar una habilidad o ejecutar una acción. Ambos tipos de conocimientos operan en el proceso de aprendizaje del Sistema 5S ́s. Con predominancia de este último tipo de conocimiento.

¿Cómo se relaciona este proceso cognitivo con el Sistema 5S ́s? De la siguiente forma: La didáctica de las 5S ́s instalada en el proceso de aprendizaje, estimula el proceso cognitivo –como se describió- todo vez, que por ejemplo:

(S1) Seleccionar (Seiri), con lleva asociado y pone en funcionamiento “construir sentido”, “comparar”, clasificar”, todas ellas habilidades del pensamiento (hp); esto desde la propuesta de R. Marzano, de las dimensiones del aprendizaje.2

Para las (S2) Organizar (Seiton), entran en juego, “abstraer”, “almacenar”, “toma de decisiones”; consideradas (hp).

En la (S3) Limpiar e Inspeccionar, (Seiso) se despliegan las siguientes (hp): “tareas”, “hábitos y recursos” y “pensamiento autorregulado”.

De la 4S Estandarizar (Seiketsu), se despliegan: “dar forma”, “interiorizar”, “razonamiento deductivo”.

Y para la 5S Seguir estándares (Shitsuke), se pone en relieve: “aceptación”, “interiorizar”, “solución de problemas”, y “análisis del sistema”.*

El tercer pilar lo forma el Cambio Organizacional, desde la perspectiva del Desarrollo Organizacional (DO). En este punto se pone en relieve, que los dos pilares citados previamente: Sistema Cognitivo y Sistema 5S ́s, junto con este pilar, forman lo que se denomina una plataforma para el cambio planeado.

Ya que el despliegue del sistema 5S ́s, se da dentro de un entorno organizacional, en ese entorno, se ha cultivado una forma de actuar, pensar, trabajar, interactuar, resolver problemas y tomar decisiones; es decir, se ha desarrollado un estilo de vida organizacional, que influye y determina el comportamiento individual y colectivo. Lo cual supone que si ese entorno organizacional vive un cierto caos por la falta sistema de gestión organizacional, como el que esta implicito en el Sistema 5S ́s, muy probablemente los procesos presenten la misma caracteristicas negativas, así como, sus consecuencias.

El estilo de vida organizacional permea el análisis y los parámetros para la evaluación del desempeño organizacional, éste es entendido, como el conjunto de habilidades de la organización para alcanzar sus objetivos, metas, misión y visión. El Concepto que mejor define la vida organizacional es el de “cultura organizacional”.

Edgar Shein 3 definió este fenómeno de la siguiente manera: Cultura Organizacional “es el patron de premisas básicas que un determinado grupo inventó, descubrió o desarrolló en el proceso de aprender a resolver sus problemas de adaptación externa y de integración interna, y que funcionaron suficientemente bien a punto de ser consideradas válidas y, por ende, de ser enseñadas a nuevos miembros del grupo como la manera correcta de percibir, pensar y sentir en relación a estos problemas”.

Con esta idea, Shein acuño un concepto clásico para el diagnóstico de las organizaciones, en este manuscrito se retoma el concepto por su vigencia conceptual, pero sobre todo porque es uno de los marcos de referencia para insertar el sistema 5S ́s. Toda vez, que la naturaleza del Sistema 5S ́s junto con el Proceso Cognitivo son generar cambios en la cultura de las organizaciones, y que estos que impactan a las mismas ya que los cambios y resultados que arroja son visibles y sugieren una transformación al estilo de vida organizacional.

Así el Quehacer Político Desde 1980, inquiriendo en la política de México, cuestionando, exponiendo, revelando y razonando.Es cuanto.