Home Office vivirá con nosotros por siempre

Por Redacción QP

Mejoran las herramientas para optimizar el home office y la colaboración de los equipos

Antes de la pandemia del coronavirus, trabajar desde la casa era considerado un lujo que pocos podían darse, más que un requisito. Tras la llegada del COVID-19, no obstante, muchas empresas apelaron al home office, y varias piensan adoptar ese sistema de forma permanente una vez superada la pandemia.

En el caso de Estados Unidos, una reciente encuesta de Gallup indica que, en promedio, un 52% de los empleados, incluidos un 72% de los que trabajan en oficinas, trabajaron desde sus casas, todo el tiempo o por temporadas, desde octubre del 2020 hasta abril del 2021. Y un 83% de los patrones estiman que el home office fue bueno para sus empresas, de acuerdo con un informe de enero del 2021 de la firma de servicios para profesionales PwC.

El trabajo a la distancia, no obstante, plantea algunos retos importantes y los expertos recomiendan a las empresas que se preparen para hacerles frente.

Las empresas pueden crear canales para mantener conversaciones constantes entre departamentos y/o empleados que tienen los mismos intereses. También se pueden establecer canales con clientes o contratistas.

Slack y Microsoft Teams son dos de los servicios de mensajes instantáneos para computadoras y teléfonos más conocidos.

Videoconferencias

El software de videoconferencias permite conversaciones y anuncios cara a cara. Las reuniones virtuales con imágenes evitan la necesidad de una cantidad de emails y de mensajes instantáneos, permitiendo al mismo tiempo observar las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los participantes.

Zoom ganó una enorme popularidad de la noche a la mañana durante la pandemia y fue usado no solo para fines laborales sino por las escuelas y los contactos personales. Otros servicios conocidos son GoToMeeting, Google Meet y Join.me.

Todos ofrecen servicios básicos gratis, con excepción de Join.me, que es pago.

Horarios laborales

Una de las ventajas del home office es que da más flexibilidad en el manejo de los horarios. Llevar la cuenta de las horas trabajadas por una persona, sin embargo, puede ser complicado, sobre todo cuando hay distintas zonas horarias.

Tal vez ya conozca Google Calendar y Microsoft Outlook, que sincronizan los calendarios de todos los empleados de su organización. Cuando trata de programar una reunión, estas herramientas muestran la disponibilidad de cada uno de los invitados.

Doodle y Calendly son tal vez más funcionales si programa reuniones con gente ajena a su organización.

Todas estas herramientas están disponibles sin cobro alguno. (Outlook for Business ofrece una prueba gratis de un mes, después del cual cobra cinco dólares por mes).

Gestión de proyectos

Los sistemas de gestión de proyectos facilitan la colaboración, estableciendo tareas y acciones con miras al logro de un objetivo. Una buena herramienta permite buscar colaboradores para cada proyecto, establecer y asignar tareas a individuos y grupos. Se pueden fijar plazos para las tareas e incorporar apuntes que sirven de referencia.

Hay decenas de herramientas para gestionar proyectos, muchas de ellas bastante parecidas entre sí, como Trello, Asana, Basecamp y Monday.com. Todas ofrecen un servicio básico gratis y otros más avanzados pagos.

Almacenamiento de datos

La “nube” almacena archivos a través de proveedores. Para el usuario, acceder a ese material es casi lo mismo que sacarlo de la memoria de su computadora, aunque archivos grandes, como videos, pueden tomar un poco más de tiempo.

Los servicios de almacenamiento más conocidos tal vez sean Google, Dropbox y Box, que ofrecen servicios básicos gratis y otros pagos.

¿Demasiadas Herramientas?

Elegir entre tantas opciones puede tomar tiempo y energía. Las firmas pequeñas se las pueden arreglar con Google o Microsoft, que ofrecen servicios completos que combinan la mayoría de estas soluciones por seis y cinco dólares por mes, respectivamente.

PyMEs en México usan el home office para continuar con su operación

Cuando la pandemia por COVID-19 tomó por sorpresa al mundo, las autoridades de muchos países pidieron a las personas quedarse en casa. Entonces, las empresas, se vieron obligadas a adoptar un modelo de trabajo remoto. Para la mayoría de las grandes compañías ello no significó un mayor problema.

Sin embargo, las pequeñas y medianas (PyMEs), sí se enfrentaron a un reto. Aun así, a más de un año de estar viviendo la emergencia sanitaria, la mayoría de las organizaciones en México han adoptado el home office para poder continuar con su operación.

Si bien el modelo de trabajo remoto no es algo nuevo, pues desde hace varios años algunas empresas empezaron a practicarlo en diferentes modalidades. Derivado de la pandemia, empresas e instituciones educativas se vieron en la necesidad de adoptar esta forma de trabajo y para muchos este será el futuro en sus empresas.

De hecho, de acuerdo con un reciente estudio comisionado por Microsoft México, el 66% de las PyMEs del país implementaron el home office a raíz de la pandemia por COVID-19. La adopción de este esquema de trabajo se incrementa en el caso de las industrias de Manufactura (86%) y Educación (79%).

Según la encuesta, la mayoría de las PyMEs permanecieron con el teletrabajo a tiempo completo o bien, a través de un esquema mixto, es decir que los empleados tuvieron que acudir algunos días a oficina, o que sólo algunas posiciones o cargos no pudieron laborar a distancia.

A detalle, el 44% de las empresas aun cuentan con 100% de sus trabajadores en modalidad remota, mientras que el 37% asiste a la oficina sólo algunos días al mes.utilizando herramientas cómo estás y las tecnologías de la información, podemos contribuir y cuidarnos para no contagiarnos de COVID-19, así cómo ser productivos para nuestro entorno económico recordando siempre no bajar la guardia.